公司资料室管理规定

时间:2022-04-24 05:26:38 作者:青豆合同网 字数:3972字

公司资料室管理规定

第一条 制定目的

为加强对资料室资料的有效管理,提高研究效率、促进技术进步、改善业务工作,以及增进对业务工作的了解,特制订此规定。

第二条 适用范围

本规定适用于本公司全体员工。

第三条 管理机构及其职责

1.资料室的资料一律由_____部统管。

2._____部设资料室,并由_____主任具体负责对资料的管理工作。

3._____主任委员在移交工作时,必须提供资料目录,并以文书形式移交。

第四条 资料的分类

本规定所称资料,一般分为以下几类:

1.图书资料(即单行本、辞书等);

2.定期刊物(报刊、杂志等);

3.文书资料(手册、目录、专利资料、报告等);

4.视听声像资料(照片、录像、地图、画册、录音带、胶片等)。

5.公司内部资料原则上按文书档案管理条例进行管理,文书档案管理条例规定外的事项,按本规定执行。

第五条 具体管理流程

一、购买资料

1.购买资料原则上应按下列程序进行:

在希望购买资料时,首先填写_____申请书,经_____审批后,提交_____主任;再由_____主任委员决定、发出订购单;

_____主任委员在受理“_____申请书”之后,把受理要点填写在“_____簿”中。

2.在资料购买的申请期中,希望终止购买时,应立即通知_____主任。

二、购进资料后的处理

1.编号_____资料室在购进资料后,对新进的资料贴上标签,进行编号。

2.通知_____资料购进并编号后,由_____发出通知,告知申请购买者。

3.保管_____编号后的新进资料,原则上必须在资料室中保管_____个月。

三、购买注意事项

1.把握购买开支

资料室的资料员应经常就资料购买的情况,尤其是开动金额状况,做出统计;并且对计划内购买的资料、金额与数量做出调查,在__月末及年末,向_____主任做出报告,以便于_____主任委员把握资料购买的开支状况。

2.购买费的分配

_____主任在前条规定基础上,在__年度购买金额或开支范围内,按照经营业务的要求,分配购买各类资料的金额比例;如果超支,立即经_____向_____提出报告,按_____指示办理。

四、资料的借阅

1.资料的阅读

(1)资料在原则上不得外借,只允许在阅览室中阅览;

(2)在阅览室进行阅读者,必须在“_____表”上填写阅读者姓名、所在部门,以及怕阅览资料名称;

(3)上班时间阅读资料,必须经_____同意。

2.资料的借出

(1)手续

A、员工如果业务工作上需要,可以申请借出资料,但必须填写“_____卡”,在借出卡的有关栏目要求填写完毕后,交给资料保管员。

B、资料保管员必须在“_____簿”上做好登记,并且经常检查借还状况。

C、员工借阅完毕后,应及时把所借出资料归还给资料室,资料室同时把“_____卡”退还借阅者本人。

(2)期限

A、一般资料借出期限为_____周。期限一满,应立即归还给资料室。

B、业务上的常备资料,借出期限为_____个月。如有必要,还可以按借出规定,办理手续,予以续借。

(3)注意事项

A、需要补缀的资料原则上不外借,由资料室妥善保管。

B、资料室借入的资料,不得转借。

3.借阅时间

资料借阅时间为每日上午_____点至下午_____点(节假日不休息日)。

第六条 资料室环境管理

资料室要做好防潮、防火、防盗、防虫等工作,必须经常打扫,保持清洁卫生。

第七条 附则

本规定经_____核准后实施,增设修订亦同。

本规定最终解释权归_____。