第一条 采购部门
依所采购材料不同分由不同部门负责。
1．常备材料和订货生产用料由____部门负责；
2．预备材料由____部门负责；
3．其他用料由____部门或____部门负责。
第二条 采购单
1．采购经办人员应根据各部门提交的用料计划，参酌库存情况开立采购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后根据采购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“采购单（内购）（外购）”附”采购案件寄送清单”送采购部门。
2．采购单的撤销
采购案件的撤销应立即由原采购部门通知采购部门停止采购，同时于“采购单（内购）”或“采购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。
第三条 采购作业方式及作业处理期限
1．除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：集中计划采购和长期报价采购。
2．采购作业处理期限
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
第四条 采购作业处理流程
一、境内采购
境内采购由国内采购部门负责办理。其具体处理流程如下：
1．询价、比价、议价
（1）采购经办人员接获“采购单（内购）”后应依采购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
（2）对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
2．呈核及核决
采购经办人员询价完成后，于“采购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依采购核决权限呈核。
国内采购核决权限规定如下：____________
原物料：____________
（1）采购金额预估在_____万元以上者，由_____核决。
（2）采购金额预估在_____万元至_____万元者，由_____核决。
（3）采购金额预估在_____万元以上者，由_____核决。
财产支出：____________
（1）采购金额预估在_____万以下者，由_____核决。
（2）采购金额预估在_____万至_____万元者，由_____核决。
总务性用品：____________
附注：凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。
3．订购
采购经办人员接到经核决的“采购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“采购单编号”及“包装方式”。
4．进度控制及事务联系
（1）国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以”采购进度控制表”控制采购作业进度。
（2）采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送采购部门，依采购部门意见拟订对策处理。
5．整理付款
（1）物料管理部门应按照已办妥收料的“采购单”连同“材料检验报告表”送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。
（2）短交应补足者，采购部门应依照实收数量，进行整理付款。
（3）超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
二、境外采购
境外采购由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。其具体处理流程如下：
外购部门依“采购单（外购）”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。
（1）比价、议价完成后，外购部门应填制“采购单（外购）”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送采购部门依采购核决权限核决。
（2）核决权限：采购金额以CIF美元总价折合在_____万（含）以下者由经理核决；采购金额以CIF美元总价折合超过__元以上者由总经理核决。
3．订购与合同
“采购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。
4．进度控制及异常处理
外购部门应以“采购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。
5．进口事务、关务
境外采购还涉及到进口的事务和关务，负责人需根据相关法律规定完成以下流程，具体包括：进口签证前（“采购单（外购）”核准后）的专案申请；进口签证；进口保险；进口船务；进口结汇；税务；修改输入许可证、信用状；装船通知和提货文件的提供；进口报关；报关进度控制以及公证等。
6．索赔
（1）外购部门接到收货异常报告时，应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。
（2）以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。
（3）索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。
7．退货或退换
（1）外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。
（2）复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
（3）退换的材料进口时依本节有关规则办理。
第五条 价格及质量的复核
1．价格复核与市场行情资料提供
采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。
2．质量复核
采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验）等。
第六条 附则
本办法经_____核准后实施，增设修订亦同。
本办法最终解释权归本公司。
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